BioscienceLA 专注于自身使命，实现更远大目标

挑战：需要安全共享和存储

 

BioscienceLA 成立于 2018 年，是大洛杉矶地区生命科学和健康创新的创新催化剂，为资金、空间和人才创造更多的机会，并进行信息传递和意识培养。这家独立的非营利组织确保洛杉矶拥有一个协作性高、凝聚力强的生态系统，涵盖了南加州生命科学集群的所有方面。该组织借助 DocSend 与董事会成员安全地分享敏感的财务信息，向项目参与者传递项目信息，并与参与组织执行合作协议。

 

BioscienceLA 首席执行官 David J. Whelan 表示，在使用 DocSend 之前，该组织通过电子邮件附件与董事会共享敏感信息。“我们需要一种更安全的方法来与董事会共享敏感的财务和战略信息。“电子邮件附件会丢失或者很难在手机上打开，所以必须有一个更好的方法。”Dave 分享道。

解决方案：一种更安全的存储和共享外部非营利组织董事会通信的方法

Dave 采用了 DocSend 的安全文档共享平台，以安全地分发与该组织董事会的通信，以及对新的实习项目的项目参与者进行入职引导。

 

当 Dave 第一次作为首席执行官加入 BioscienceLA 时，他希望确保他的团队能够有效地进行远程协作。作为 Dropbox 的早期采用者，Dave 知道这是一个正确的解决方案，因为它具有云文件同步和存储功能。无论是项目计划、财务计划还是内部记录的创建，Dave 和他的组织都依靠 Dropbox 来安全地存放他们所有的内部文件，这样他们就可以专注于自己的工作。“我们可以轻松地随时随地访问我们在 Dropbox 中创建的规划文档。我们在卡尔弗城开设了新的站点，所以能够随时随地安全地访问我们的文件对我们很重要。”

 

在组织外部共享信息时，Dave 希望确保所有敏感信息都受到保护。特别是，Dave 想保护他与非营利组织董事会共享的敏感文件。“我会在会议前后与董事会成员共享演示和财务信息。我想添加额外的保护措施，以确保这些资料不会落入坏人之手。

 

虽然第三方可以轻松访问其他文档共享解决方案，但 Dave 能够通过添加密码来保护其敏感文档，并需要电子邮件地址才能访问他在 DocSend 中共享的 PowerPoint、PDF、Excel 文档和 Word 文档。

无缝更新董事会通信

在向董事会成员发送会议议程时，Dave 以前习惯于发送附件。“对于我们来说，将这些资料作为附件发送是不可持续的，因为有时我需要对议程进行更新，并且不希望更新的版本丢失，”Dave 分享道。为了与董事会成员保持简明扼要的沟通，Dave 将 DocSend 作为在后端无缝更新文档的一种更简单的方法，而不必返回并更新原始链接。Dave 分享道：“这是一种更尊重董事会成员的沟通方式，当我们可以轻松地在幕后使用 DocSend 进行任何编辑或更新时，无需通知任何人。”

 

使用虚拟数据室对项目参与者进行入职引导

作为其推动生物科学领域创新能力和速度的使命的一部分，BioscienceLA 提供了 BioFutures 实习项目，将来自代表性不足的学生与洛杉矶地区有补贴的生物科学组织实习联系起来。

 

一旦一个公司同意接收实习生，参与的公司就会收到他们自己独特的 DocSend 存储空间，里面有项目资料和参与合同。此外，实习生还会收到一个定制的存储空间，其中包含与该项目相关的个性化文档。内容门户包含合作伙伴需要了解的关于实习项目的所有信息，包括时间表和职责。这样可以防止资料丢失，并为每个合作组织和实习生创造更加个性化的体验。DocSend 使 BioScienceLA 可以轻松地为使用 DocSend 的合作伙伴组织和实习生创建井然有序的入职流程和总体项目体验。

 

使用 DocSend 电子签名签署合作协议

 

通过使用 DocSend 的电子签名功能，参与 BioscienceLA 实习项目的公司合作伙伴可以签署合作伙伴协议。同样地，一旦实习生被录用，每个参与的学生就会在 DocSend 中签署他们的协议合同。学生和合作伙伴都能够轻松查看入职引导文档，其中描述了他们在该项目中的职责，并使用 DocSend 的电子签名功能签署他们的参与协议。Dave 可以在 DocSend 中轻松地拖放自定义签名字段以收集签署的参与协议，这节省了时间。