一家总承包商如何保持有条不紊

挑战：数千个项目的访问与整理

 

Centric Build 成立于 2010 年，是堪萨斯城的一家总承包商，其项目既涉及技术创新和问题解决，又涉及建筑面积和平面图。无论这些项目需要在办公室还是施工现场完成，均需要依靠简单、可靠的工具来帮助每位员工保持井然有序。

 

让 Centric 引以为豪的是当别人“无法完成”之时，他们“可以”。他们参与的项目既开拓了潜在价值，又推动了社会发展。无论是家庭住宅还是商业建筑，每个项目都需要大型团队的协作，包括经理、设计师和承包商。

 

从一开始，Centric 就致力于建立一种开放、灵活、敏捷的文化，以适应客户的需求。他们还想要一个基于云的服务器版本，让他们可以整理所有文件并从任何设备访问这些文件。Dropbox 从一开始就是合适的选择，12 年后，Centric 的规模越来越大，但仍然使用 Dropbox 整理、同步和保护数以千计的项目。

解决方案：安全的文件同步、共享和存储

 

目前约有 90 名员工使用 Dropbox，其中包括 8 名工程师和 45 名项目经理。这些员工通过 Dropbox 存储和共享哪些类型的文件？各种文件：估价单、发票、施工图、员工时间表等。Centric 赢得合同后，项目管理员将创建一个包含多达 20 个子文件夹的项目文件夹，其中包含预算、图纸、合同、时间表和安全报告等项目。然后，管理员将分配项目团队，包括项目经理、工程师和主管，并授予他们访问该文件夹的权限。

 

文件版本可能会在团队项目中重复，但 Dropbox 通过其同步功能解决了这一问题。当 Centric 的某位员工打开一个文件时，他们会看到其他人正在处理该文件，并避免保存其他人的工作。

 

Dropbox 会帮助共享文件，但并非所有内容都需要大范围共享。例如，大多数员工不应该访问人力资源文件或项目评估所需的信息。Dropbox 通过文件权限保护文件的安全，同时让每个人都可以访问他们确实需要的文件，促进实现一种流动的工作文化。

 

Centric 还提供向外部各方共享 Dropbox 链接来共享单个文件的功能，无需授予其整个文件夹的访问权限。组织外部的人仅可以看到其需要的内容（无法看到其它内容）。

结果：提高整理能力和效率

 

随着公司的发展，Centric 更加倾向于使用 Dropbox，而 Dropbox 一如既往地简单易用——Centric 对此十分满意。从任何设备整理、访问和共享文件的过程仍然相同。每个人都熟悉 Dropbox，这让新员工很容易上手。入职培训时将演示如何整理标准项目文件夹和查找特定文件（如财务预测模板）。

 

如果没有 Dropbox，Centric 不会像现在这样井井有条，他们可能会像其他建筑公司一样使用老式的设置：在办公室周围摆放数百个文件柜。Dropbox 帮助 Centric 减少了纸张的使用，节省了打印和归档文件的时间和金钱。它还为员工节省了时间，使其随时随地创建、访问和共享文件。

 

Centric 一直在寻求改进，包括尝试新的软件。Dropbox 是 Centric 12 年来一直使用的软件，因为该公司没有理由更换。即使在购买了项目管理工具后，Centric 仍然在 Dropbox 中整理一切项目，因为 Dropbox 可确保其安全性。

 

在 Dropbox 中，Centric 找到了一站式解决方案，可以为各级员工保存公司中的每个文件。